Uprość proces zgłoszenia serwisowego
Co to jest zlecenie serwisowe (zlecenie pracy)?
Żądanie serwisowe, czasami nazywane żądaniem pracy, zapewnia komunikację i zarządzanie potrzebnymi usługami, umożliwiając usprawnienie przyjmowania żądań i maksymalizację wydajności pracy. Moduł żądania serwisowego w systemie CMMS (Computerized Maintenance Management System) zapewnia klientom szybki i łatwy formularz do wypełnienia z komputera, smartfona lub urządzenia mobilnego, zapewniając dostępność na wszystkich platformach. Ten intuicyjny system umożliwia szybsze czasy reakcji, lepsze ustalanie priorytetów i dokładniejszą dokumentację potrzeb serwisowych, co ostatecznie zwiększa produktywność i skraca przestoje. Dzięki aktualizacjom i powiadomieniom w czasie rzeczywistym Twój zespół może skutecznie zarządzać żądaniami, usprawniając ogólne przepływy pracy związane z konserwacją i operacjami.
Różnica między zgłoszeniem serwisowym a incydentem
Interfejs żądań serwisowych CMMS umożliwia użytkownikom komunikację między zespołem ds. konserwacji a innymi działami w organizacji
CMMS oprogramowanie do zarządzania zleceniami służy do generowania żądań pracy i automatyzacji aktywacji zleceń pracy, przydzielania, procesów i dystrybucji, aby zapewnić, że zlecenia pracy nie przepadną. Elastyczny kalendarz konserwacji zapewnia migawkę nadchodzących zleceń pracy, dzięki czemu możesz zaplanować nadchodzące dni lub tygodnie.
Znaczenie zgłoszenia serwisowego
Głównym celem modułu Service Request jest możliwość organizowania i zarządzania żądaniami serwisowymi, usprawnienia procesów i zwiększenia wydajności. Aby odnieść sukces, formularz Service Request musi być wygodny, łatwy w użyciu i dostępny z komputera lub urządzenia mobilnego. Dobrze ustrukturyzowany system Service Request minimalizuje luki komunikacyjne, zapewniając, że wszystkie zadania konserwacyjne są prawidłowo udokumentowane i priorytetyzowane. To nie tylko zwiększa ogólną wydajność przepływu pracy, ale także skraca czas reakcji i zadowolenie klienta.
Przykłady zgłoszeń serwisowych
Zgłoszenia serwisowe mogą przesyłać wszyscy pracownicy, dostawcy i klienci. W zależności od branży, wielkości firmy i wielkości zespołu konserwacyjnego zgłoszenia serwisowe można klasyfikować na różne sposoby. Poniżej znajduje się lista kilku różnych żądań konserwacji.
Typ zgłaszającego
- Żądanie najemcy: HVAC przestaje działać, zatkane odpływy, coś cieknie, działająca toaleta, wymaga wymiany żarówki, naprawy płyt kartonowo-gipsowych, malowania itp.
- Żądanie pracownika: Zepsute meble, przenoszenie mebli, przeprowadzka, spalone oświetlenie, naprawa dywanów, naprawa krzeseł itp.
- Żądanie operatora maszyny: Maszyna przestaje działać, wycieki płynów, awarie itp.
Rodzaj firm\organizacje
- Żądanie szkoły: Pola, toalety, sale lekcyjne, konserwacja laboratoriów, wycieki itp.
- Żądanie dotyczące parku: murawa, architektura krajobrazu, naprawa znaków, naprawa dróg, połamane ławki itp.
- Zapytanie przemysłowe: Piece, kotły, konserwacja przenośników, niedziałające oświetlenie itp.
Najlepsze praktyki dotyczące zarządzania zgłoszeniami serwisowymi
Poniższe sugestie mogą pomóc w udoskonaleniu procesu zarządzania zgłoszeniami serwisowymi.
Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zgłoszeniami serwisowymi
Bez formalnego systemu zarządzanie wnioskami o usługi jest trudne, jeśli nie niemożliwe. Zarówno administratorzy, jak i wnioskodawcy mogą skorzystać z jednego systemu do przesyłania i zarządzania wnioskami o usługi, który zapewnia oprogramowanie do zarządzania wnioskami o usługi. Funkcje zarządzania wnioskami o usługi oprogramowania komputerowego systemu zarządzania konserwacją (CMMS) są powszechnie używane przez zespoły konserwacyjne do zarządzania wnioskami.
Ułatw sobie przesyłanie żądań
Zapewnij zleceniodawcom łatwy sposób przesyłania zgłoszeń serwisowych do zespołu konserwacyjnego.
Osoby składające wniosek powinny mieć możliwość łatwego wypełnienia formularza i dostarczenia Ci niezbędnych szczegółów, których będziesz potrzebować, aby odpowiedzieć na wniosek.
Powiadomienia o żądaniach serwisowych powinny być zautomatyzowane
Wiele zespołów konserwacyjnych ma problemy z komunikacją, zwłaszcza jeśli chodzi o kontakt z wnioskodawcami. Osoby potrzebujące pomocy konserwacyjnej chcą, aby ich prośby były potwierdzane i informowane, kiedy otrzymają pomoc. Oprogramowanie CMMS automatycznie wysyła powiadomienia o aktualizacji statusu do wnioskodawców, zapewniając taką przejrzystość. eWorkOrders Portal klienta CMMS umożliwia żądającym zawsze sprawdzenie statusu swoich zadań i nie wymaga identyfikatora ani hasła. Eliminuje to wiele rozmów telefonicznych z zespołami konserwacyjnymi, które próbują dowiedzieć się o statusie prac, które należy wykonać.
Ustaw priorytety zgłoszeń serwisowych
Nie jest dobrym wykorzystaniem czasu zasobów konserwacyjnych, aby odpowiadać na żądania serwisowe w kolejności ich otrzymania. Zespół konserwacyjny jest zmuszony do priorytetowego traktowania małych zadań, gdy istnieją pilniejsze żądania, gdy żądania są obsługiwane na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”. Zamiast tego należy uporządkować żądania według ich powagi. Typowe poziomy priorytetów to: awaryjny, wysoki, średni i niski. Należy ustalić i przestrzegać specyfikacji dla każdego poziomu.
Regularnie przeglądaj typowe zgłoszenia serwisowe
Możliwe jest wyszukiwanie trendów w zakresie powtarzających się problemów konserwacyjnych, przeglądając poprzednie zgłoszenia serwisowe w systemie CMMS. Istnieje szansa na zmniejszenie problemów, jeśli będą się one powtarzać, poprzez wykonywanie większej liczby konserwacji zapobiegawczej (PM). Modyfikowanie planu konserwacji w celu dostosowania do własnych potrzeb jest proste, gdy zgłoszenia serwisowe i dane dotyczące konserwacji zapobiegawczej są łączone w systemie CMMS.
Użyj wskaźników KPI, aby zoptymalizować zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi
Jednym z najpotężniejszych narzędzi wbudowanych w oprogramowanie CMMS są metryki i raportowanie. To Twoja szansa, aby wyciągnąć wnioski z przeszłych sukcesów i porażek, podjąć działania predykcyjne i przekazać te dane w całej organizacji. Masz kontrolę nad tym, jakie raporty są generowane, jak często i kto uzyskuje dostęp do tych informacji.
Korzyści ze zgłoszenia serwisowego
- Żądanie najemcy: HVAC przestaje działać, zatkane odpływy, coś cieknie, działająca toaleta, wymaga wymiany żarówki, naprawy płyt kartonowo-gipsowych, malowania itp.
- Usprawniony proces przyjmowania zleceń: upraszcza proces wnioskowania o usługi, zapewniając szybszy czas reakcji.
- Większa dokładność zleceń roboczych: zmniejsza liczbę błędów i zapewnia prawidłową dokumentację żądań serwisowych.
- Lepsza komunikacja: Ułatwia lepszą komunikację pomiędzy członkami zespołu i interesariuszami.
- Zoptymalizowane zarządzanie usługami: poprawa organizacji i priorytetyzacji żądań serwisowych, co przekłada się na bardziej efektywne zarządzanie.
- Szybsza identyfikacja problemów: Pomaga szybko identyfikować i rozwiązywać problemy, aby zminimalizować przestoje.
- Automatyczne kierowanie: automatyczne kierowanie zgłoszeń serwisowych do odpowiednich osób lub działów, co przyspiesza rozwiązywanie problemów i ogranicza konieczność wykonywania zadań ręcznie.
- Portal Klienta: Umożliwia klientom łatwy dostęp do przesyłania i śledzenia żądań serwisowych, co usprawnia opcje samodzielnej obsługi i podnosi poziom zadowolenia klienta.
