Zachęcanie pracowników do wdrożenia nowego systemu CMMS

Firmy znajdują się pod coraz większą presją, aby być na bieżąco z najnowszymi technologiami w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym. W rezultacie istnieje większa potrzeba wdrażania przez pracowników nowego oprogramowania w celu poprawy wydajności, współpracy i ogólnej wydajności. Jednak przekonanie pracowników do korzystania z nowego oprogramowania może być wyzwaniem. Wielu pracowników może niechętnie wprowadzać zmiany, nie rozumieć zalet oprogramowania lub nie być pewnych, jak właściwie z niego korzystać. Twój sukces jako firmy zależy od tego, czy wszyscy pracownicy zastosują to nowe oprogramowanie. Samo mówienie im, że muszą to zrobić, nie zapewni ci przewagi w postaci umożliwienia pracownikom wykorzystania pełnego potencjału. Firmy muszą zrozumieć frustracje pracowników i stworzyć strategie rozwiewania ich obaw oraz znaleźć sposoby na zainspirowanie pracowników do przyjęcia nowego oprogramowania, aby mogli zachować konkurencyjność i osiągnąć cele firmy.

Przy właściwym podejściu firmy mogą pomóc pracownikom przezwyciężyć frustracje i pomyślnie wdrożyć nowe oprogramowanie. Dla firm ważne jest stworzenie kultury obejmującej zmiany i uznanie, że może to być trudny proces dla pracowników, a zapewnienie im niezbędnych zasobów, wsparcia i jasnej komunikacji może ułatwić przejście i zwiększyć szanse na pomyślne powodzenie przyjęcie.

Aby maksymalnie ułatwić przejście, przygotowaliśmy kilka krótkich wskazówek, które pomogą Ci zrozumieć problemy i zainspirować swój zespół do rozpoczęcia korzystania z oprogramowania takiego jak CMMS lub inne rozwiązania programowe.

Zaangażowanie pracowników zaczyna się od kierownictwa

Jako właściciel firmy masz dwa główne cele:

Wdrażaj procesy, które dotrzymają kroku technologii, rozwijają firmę, usprawniają procesy i zapewniają pracownikom bezpieczne, czyste i przyjemne środowisko.
Dostarcz świetne Pracownik doświadczenie, aby uniknąć frustracji pracowników.

Wybór oprogramowania

Wiesz, że zamierzasz wymienić lub wdrożyć nowy system oprogramowania. Każdy ma swoje własne wyobrażenia na temat tego, co by chciał, czego nie lub co jest fajne. Jeśli zapytasz 50 osób, czego chcą, otrzymasz setki pomysłów. Ten krok jest ważny, aby określić, co jest naprawdę potrzebne, czego przewidujesz, że będziesz potrzebować w miarę rozwoju firmy, elastyczność oprogramowania i oczywiście budżet.

Komunikacja

Przed wybraniem zespołu ds. wyboru oprogramowania należy przygotować komunikację, w której zespoły będą mogły zapoznać się z Twoimi wymaganiami cele i cel(e).
Zaangażuj właściwe osoby w proces selekcji. W wybranym zespole powinni znaleźć się członkowie, którzy obecnie korzystają z oprogramowania lub będą z niego korzystać. Ci główni członkowie zespołu powinni również organizować spotkania działów, angażując poszczególne zespoły, które będą z niego korzystać.

Utwórz listę kontrolną

Poniżej checklist to starter, który pomoże Ci wybrać odpowiednie oprogramowanie dla Twojej organizacji:

Krok pierwszy: Zidentyfikuj swoje potrzeby: główni członkowie zespołu powinni współpracować ze swoimi zespołami, aby określić, jakie konkretnie potrzeby funkcje i funkcje są potrzebne. Zespoły muszą być realistami i zdawać sobie sprawę, że istnieje budżet, którego nie można przekroczyć.

Potrzebne: Rzeczy, bez których nie mogą żyć.
Przyszłość: Rzeczy, których obecnie nie używasz, ale w miarę rozwoju firmy będą one wielkim atutem. W przypadku CMMS może to być Asset Mapping, umożliwiające wizualizację zasobów i zleceń pracy na mapie.
Miło mieć: Są to rzeczy, które dobrze byłoby mieć, ale zawsze możesz umieścić je na swojej liście, na wypadek gdyby sprzedawca miał pakiet zawierający te funkcje.
.Kiedy lista zostanie zawężona, przekazana, omówiona i uzgodniona, jesteś gotowy na następny krok.

Krok drugi: Badania

Poniżej znajduje się podstawowa lista, którą można uwzględnić w planach Twojej organizacji, ponieważ każda organizacja ma swoje własne specyfikacje i wymagania.

Sprawdź różne opcje u różnych dostawców i porównaj ich funkcje, ceny i recenzje.
Sprawdź kompatybilność z istniejącym oprogramowaniem.
Weź pod uwagę skalowalność.
Poszukaj interfejsu przyjaznego dla użytkownika: upewnij się, że oprogramowanie jest łatwe w obsłudze i obsłudze dla 0000 pracowników.
Sprawdź kompatybilność mobilna.
Przejrzyj wsparcie dostawcy.
Sprawdź bezpieczeństwo danych.
Rozważać integracja z innymi narzędziami i platformami.
Weź pod uwagę koszt różnych funkcji. Tutaj przydadzą się utworzone przez Ciebie listy. z (potrzebuję tego teraz, w przyszłości lub miło mieć). Chcesz, aby oprogramowanie uwzględniało to wszystko, ale musisz także dowiedzieć się od dostawców o „dodatkowych” kosztach z nimi związanych, obecnie i w przyszłości.
Demo oprogramowania. Jest to ważne, aby uzyskać wersję demonstracyjną na żywo. Wejdź ze swoją listą pytań i funkcji.

Zrozumienie, dlaczego pracownikom trudno jest dostosować się do nowego oprogramowania

Opór wobec zmian może być częstym problemem podczas wprowadzania nowego oprogramowania lub procesów w organizacji.

Jestem pewien, że istnieje wiele powodów, dla których pracownicy nie chcą przystosowywać się do nowego oprogramowania, ale to jest początek kilku najczęstszych powodów, dla których nie chcą się przystosowywać do nowego oprogramowania. Oczywiście może być taka jedna osoba, która nigdy się nie zmieni i nie ma możliwości zmiany jej zdania. Spotkanie z pracownikami i dobre zrozumienie ich uczuć może pomóc w omówieniu problemów i opracowaniu strategii, która będzie korzystna dla Was obojga.

Odporność na zmiany: Z różnych powodów pracownicy mogą opierać się zmianom, jeśli chodzi o wdrażanie nowych rozwiązań oprogramowanie. Strach przed nieznanym jest częstym wyjaśnieniem. Pracownicy mogą nie chcieć zmieniać swoich obecnych rutyn i nawyków, ponieważ nie czują się komfortowo ucząc się czegoś nowego. Pracownicy mogą również martwić się wpływem nowego oprogramowania na ich role i obciążenia, a także wpływem na bezpieczeństwo ich pracy. Pracownicy mogą również opierać się zmianom ze względu na brak zrozumienia ich charakteru zalety nowego oprogramowaniamogą nie widzieć takiej potrzeby i nie mieć motywacji, aby się tego uczyć. Ponadto pracownicy mogą niechętnie wprowadzać zmiany, ponieważ brakuje im wiary we własne możliwości opanowania nowego oprogramowania; mogą czuć się przytłoczeni lub niepewni siebie, przez co będą mniej skłonni do próbowania.

Nowe oprogramowanie zastąpi ich pracę. Pracownik może z różnych powodów czuć, że nowe oprogramowanie zastąpi jego pracę. Jednym z powodów może być brak zrozumienia celu i funkcji oprogramowania. Jeśli pracownik nie rozumie, w jaki sposób oprogramowanie pomoże mu w jego obecnej roli lub usprawni jego pracę, może być bardziej prawdopodobne, że uwierzy, że zastąpi mu ono pracę.

Innym powodem może być to, że widzieli w przeszłości podobne sytuacje, w których wprowadzano nową technologię i eliminowano stanowiska pracy. Może to sprawić, że będą bardziej obawiali się nowego oprogramowania i częściej będą myśleć, że zastąpi ono ich pracę.

Brak zrozumienia: Pracownicy, którzy nie rozumieją nowego oprogramowania, mogą z różnych powodów rzadziej z niego korzystać. Głównym problemem jest to, że korzystanie z oprogramowania może być dla pracowników trudne i frustrujące, jeśli go nie rozumie, co prowadzi do zniechęcenia i braku chęci do korzystania z oprogramowania. Co więcej, jeśli pracownicy nie rozumieją, jak efektywnie korzystać z oprogramowania, mogą nie być w stanie wykonywać swojej pracy tak efektywnie, jak mogliby, co prowadzi ich do przekonania, że oprogramowanie nie jest warte wysiłku. Co więcej, strach pracowników przed popełnianiem błędów i brak wiary we własne umiejętności korzystania z oprogramowania mogą zniechęcać ich do korzystania z oprogramowania, co skutkuje utratą produktywności. Co więcej, opór przed zmianami, zwłaszcza jeśli oprogramowanie jest czymś nowym i nieznanym, może również mieć wpływ na to, że pracownicy nie będą chcieli z niego korzystać.

Brak szkolenia i wsparcia: Brak szkolenie i wsparcie może stanowić istotną barierę dla pracowników chcących korzystać z nowego oprogramowania. Pracownicy mogą czuć się przytłoczeni i niepewni, jak korzystać z oprogramowania, jeśli nie otrzymają odpowiedniego szkolenia i narzędzi pozwalających je zrozumieć i efektywnie używać. Może to skutkować niezadowoleniem i brakiem zaufania do możliwości korzystania z oprogramowania, co może skutkować odmową korzystania z niego. Co więcej, bez odpowiedniego przeszkolenia pracownicy częściej popełniają błędy i mają trudności z prawidłowym wykonaniem pracy, co skutkuje niższą produktywnością. Dodatkowo brak wsparcia może sprawić, że pracownicy poczują się osamotnieni i zignorowani, co jeszcze bardziej zniechęci ich do korzystania z oprogramowania. Pracownicy mogą mieć trudności z radzeniem sobie z pojawiającymi się problemami lub zapytaniami, jeśli nie mają dostępu do bieżącej pomocy i wsparcia, a także mogą nie być w stanie wykorzystać całego potencjału oprogramowania. brak szkolenia i wsparcia może stworzyć środowisko, w którym pracownicy nie czują się wyposażeni ani nie są zachęcani do korzystania z nowego oprogramowania, co prowadzi do mniejszego wykorzystania i mniej udanego wdrożenia.

Złożoność: Pracownicy mogą stanąć przed poważnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o dostosowanie się do nowego oprogramowania. Niektóre programy są złożone i trudne w obsłudze, co utrudnia pracownikom zrozumienie, jak z nich korzystać i uzyskanie niezbędnych informacji. Złożoność systemu może zniechęcić użytkowników, co skutkuje brakiem zaangażowania. Jeśli oprogramowanie nie jest przyjazne dla użytkownika i intuicyjne, użytkownicy mogą rzadziej z niego korzystać, ponieważ nawigacja jest czasochłonna i frustrująca. W rezultacie istotne jest, aby oprogramowanie było tworzone z myślą o przyjazności dla użytkownika, maksymalnie uproszczone w obsłudze i nawigacji dla pracowników, aby zwiększyć szanse na jego wdrożenie. Poświęć trochę czasu na obejrzenie demonstracji na żywo funkcji, z których zamierzasz korzystać.

Niedogodność: Pracownicy mogą sprzeciwiać się przyjęciu nowego oprogramowania, jeśli nie zostanie ono włączone do ich codziennej pracy, ponieważ zrozumienie i używanie nowego oprogramowania wymaga dodatkowego wysiłku i czasu. Mogą wierzyć, że dobrze rozumieją swoje obecne procesy i narzędzia i nie widzą powodu do zmian. Pracownicy mogą niechętnie przechodzić na nowe oprogramowanie, jeśli nie zapewnia ono znaczących ulepszeń lub korzyści w porównaniu z obecnymi narzędziami, których używają.

Strach przed porażką: Zmiany mogą być trudne i przytłaczające, a pracownicy mogą martwić się, że nie będą w stanie efektywnie i wydajnie korzystać z nowego oprogramowania. Obawy te mogą wynikać z braku wiary we własne możliwości uczenia się nowych rzeczy lub z braku zaufania do nowego oprogramowania. Mogą obawiać się popełniania błędów lub niemożności wykonywania swojej pracy tak dobrze, jak kiedyś. Strach ten może spowodować, że pracownicy będą całkowicie unikać nowego oprogramowania lub używać go oszczędnie, co wpłynie na ich produktywność i ogólną produktywność nowego oprogramowania. Ważne jest, aby kierownictwo zapewniło odpowiednie szkolenia, wsparcie i jasną komunikację, aby złagodzić te obawy i pomóc pracownikom w skutecznym wdrażaniu nowego oprogramowania.

Brak zachęt: Pracownicy mogą stracić motywację do poświęcania czasu i wysiłku potrzebnego na naukę nowego oprogramowania, jeśli nie widzą żadnych korzyści z jego używania. Pracownicy mogą nie dostrzegać potrzeby korzystania z oprogramowania, jeśli nie jest to bezpośrednio związane z ich czynnościami służbowymi lub nie ma bezpośredniego wpływu na ich wykonywanie pracy. Mogą nie mieć motywacji do zmiany obecnego oprogramowania, jeśli program nie zwiększy ich ogólnej produktywności ani satysfakcji z pracy. Kierownictwo powinno jasno opisać zalety nowego oprogramowania oraz sposób, w jaki usprawni ono procesy pracy i wydajność, aby zachęcić do jego wdrożenia.

Stare zwyczaje umierają ciężko: Może to stanowić znaczącą przeszkodę w wdrażaniu przez pracowników nowego oprogramowania. Ludzie to istoty przyzwyczajone i może być im trudno zmienić sposób, w jaki pracowali przez długi czas. Mogą czuć się komfortowo z oprogramowaniem i procesami, których obecnie używają, a myśl o konieczności uczenia się i korzystania z nowego oprogramowania może być przytłaczająca i zniechęcająca.

Strategie zachęcania pracowników

Technologia w dalszym ciągu odgrywa coraz ważniejszą rolę w przedsiębiorstwach i branżach każdej wielkości. Pracownicy, którzy początkowo zostali przeszkoleni w zakresie starszych systemów lub którzy dopiero rozpoczynają pracę w miejscu pracy opartym na zaawansowanych technologiach, mogą mieć trudności z dotrzymaniem kroku lub nawet w ogóle unikać korzystania z nowej technologii. Zapewnienie pracownikom zasobów, których potrzebują do nauki i korzystania z nowych technologii, przynosi korzyści wszystkim.

Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak skutecznie przedstawić członkom swojego zespołu nowe oprogramowanie.

Poznaj ich obawy i zastrzeżenia.
Kiedy już zrozumiesz punkt widzenia pracownika, możesz odpowiedzieć na jego obawy i opracować plan współpracy z nim, który zainspiruje go do zaangażowania.
Musisz także podać jasne i przekonujące powody, dla których nowe oprogramowanie będzie dla nich korzystne. Jednym ze sposobów jest komunikowanie spkorzyści że nowe oprogramowanie wniesie do ich wydajności pracy i procesów pracy, na przykład zwiększoną wydajność, lepszą dokładność i lepszą współpracę.
Innym podejściem jest zapewnienie kompleksowego szkolenia i wsparcia, które pomogą im czuć się komfortowo i pewnie podczas korzystania z oprogramowania. Niektórzy dostawcy CMMS, np eWorkOrders zapewnić nagranie ich treningu sesji wraz z innymi filmami pomocy, ekranami pomocy i pomocą techniczną.
Zapewnij im mentora, który może z nimi współpracować, aby pomóc im zrozumieć oprogramowanie i złagodzić część ich frustracji. Łatwiej wysłuchać współpracownika, niż przeszkadzać kierownictwu.
Zaangażuj ich w proces wdrażania, takie jak testowanie i przekazywanie informacji zwrotnych. Dzięki temu poczują się bardziej zaangażowani w zmianę i zmotywowani do korzystania z nowego oprogramowania.
Ważne jest również rozważenie wpływu zmiany na role i obciążenie pracą pracowników oraz dokonanie wszelkich niezbędnych dostosowań, aby zapewnić możliwie płynne przejście.
Aby mieć pewność, że nowe oprogramowanie nie zastąpi zarządzania stanowiskami pracy, należy przed jego wdrożeniem przeanalizować wpływ oprogramowania na pracowników. Umożliwi to firmie sprawdzenie, czy są jakieś stanowiska pracy, które mogą być zagrożone, i odpowiednie zaplanowanie.
Jednym ze sposobów zapewnienia, że nowe oprogramowanie nie zastąpi pracy pracowników, jest jasne zakomunikowanie im celu i funkcji oprogramowania. Podkreśl, jak pomoże im to w ich obecnych rolach i sprawi, że ich praca stanie się bardziej wydajna i skuteczna, zamiast całkowicie zastępować ich pracę.
Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach automatyzacja może prowadzić do zastąpienia niektórych stanowisk pracy, ale tworzy także nowe możliwości i role wymagające nowych umiejętności. Warto mieć długoterminowy plan poradzenia sobie z tymi zmianami.
Dobrym pomysłem jest także uwzględnienie programu przekwalifikowań, który pomoże pracownikom zdobyć nowe umiejętności i wiedzę, która będzie korzystna dla ich przyszłej roli w organizacji. Pomoże im to poczuć się pewniej w swojej pracy.
Podaj jasne i zwięzłe informacje o oprogramowaniu: Wyjaśnij, w jaki sposób oprogramowanie pomoże im w ich obecnych rolach i jak usprawni ich pracę.
Zapewnij otwarty kanał komunikacji: udostępnij pracownikom formularz, w którym mogą zadawać pytania i kontaktować się ze swoimi współpracownikami na temat oprogramowania. Interakcja i dyskusje między rówieśnikami mogą pomóc w zmniejszeniu frustracji. W tej grupie powinna znaleźć się kadra kierownicza, ponieważ pomoże ona zidentyfikować wszelkie problemy wymagające rozwiązania i zapewni pracownikom komfort korzystania z oprogramowania.
Stwórz pozytywną kulturę wokół technologii i zmian: Stwórz kulturę, w której pracownicy czują się wspierani i zachęcani do uczenia się nowych technologii, dzięki czemu będą bardziej pozytywnie nastawieni do nowego oprogramowania i chętniej się go nauczą.
Pokaż oprogramowanie w działaniu. Poproś doświadczonego technika, aby zademonstrował, w jaki sposób usprawni to proces pracy i ułatwi mu pracę.

Nakłonienie pracowników do wdrożenia nowego oprogramowania może być trudnym zadaniem, ponieważ wymaga zmiany ich nawyków i sposobów pracy. Aby zwiększyć szanse na pomyślne wdrożenie, ważne jest zaangażowanie pracowników w proces, zapewnienie szkoleń i wsparcia, ułatwienie obsługi oprogramowania, zachęcanie do wdrożenia, dawanie przykładu, pokazywanie wyników w czasie rzeczywistym, rozwiązywanie problemów i identyfikowanie pierwotnych przyczyn oporu wobec zmian. Ponadto ważne jest komunikowanie Korzyści oprogramowania i tego, w jaki sposób pomoże ono pracownikom w codziennych zadaniach, aby poczuli się bardziej zaangażowani w proces. Stosując się do tych strategii, firmy mogą umożliwić swoim pracownikom korzystanie z nowego oprogramowania i osiąganie pożądanych wyników.

Inwestuj w swoich pracowników

Twoi pracownicy są Twoim najcenniejszym zasobem i gdy zobaczą, ile w nich inwestujesz, będą nadal dostarczać wartość.

Aby właściwie zarządzać personelem, należy spojrzeć na wszystko z perspektywy pracowników. Każdy pracownik jest inny i wymaga innego podejścia do zarządzania i szkoleń.

Twoi pracownicy są Twoim najcenniejszym zasobem i gdy zobaczą, ile w nich inwestujesz, będą nadal dostarczać wartość. Inwestycja w swój zespół to ważny krok w zapewnieniu mu możliwości skutecznego wdrażania nowego oprogramowania i technologii. Może to obejmować zapewnienie szkoleń i wsparcia w zakresie nowego oprogramowania lub nawet szkolenia przypominającego o starym oprogramowaniu, a także stworzenie pozytywnego i wspierającego środowiska pracy. Inwestując w swój zespół, dajesz mu zasoby i wsparcie, których potrzebują, aby odnieść sukces, co z kolei doprowadzi do poprawy produktywności i satysfakcji z pracy. Inwestycja ta może również pomóc w budowaniu zaufania i lojalności, co zwiększy ich skłonność do zmian i otwartość na przyjęcie nowego oprogramowania i technologii. Ogólnie rzecz biorąc, inwestowanie w swój zespół to mądra decyzja biznesowa, która opłaci się na dłuższą metę w postaci poprawy wydajności, utrzymania pracowników i satysfakcji.

Często zadawane pytania dotyczące przyjęcia pracownika do systemu CMMS

Jak przekonać pracowników do korzystania z nowego systemu CMMS?

Aby zwiększyć poziom akceptacji pracowników, należy podkreślić zalety i łatwość obsługi systemu CMMS. Opisz, jak dzięki temu ich codzienne zadania staną się łatwiejsze i wydajniejsze. Utrzymuj otwartą komunikację, angażuj pracowników w proces selekcji i szkolenia oraz odpowiadaj na ich wątpliwości. Zapewnij ciągłe szkolenia za pomocą różnych metod, takich jak sesje praktyczne, filmy i seminaria internetowe.

Jak pokonać opór przed zmianami?

Podczas wdrażania nowego oprogramowania powszechny jest opór przed zmianami. Rozwiąż ten problem, uzyskując najpierw akceptację kierownictwa, które następnie będzie mogło wspierać przyjęcie systemu CMMS. Jasno komunikuj powody zmiany i zalety korzystania z nowego systemu. Rozpocznij od małej grupy pilotażowej, a następnie udostępnij całemu zespołowi, aby wcześnie zidentyfikować i rozwiązać problemy.

Jak rozwiać wątpliwości pracowników dotyczące systemu CMMS?

Zwróć szczególną uwagę na obawy i wątpliwości pracowników dotyczące korzystania z nowego systemu CMMS. Przeprowadzaj ankiety lub sesje zbierania informacji zwrotnych, aby poznać ich punkt widzenia. Następnie dokładnie odnieś się do ich zastrzeżeń, wyjaśniając, w jaki sposób oprogramowanie może rozwiązać te problemy i usprawnić ich pracę. Poświęcenie czasu na rozwiązanie problemów doprowadzi do szerszego przyjęcia systemu.