Celem niniejszego dokumentu Standardowej Procedury Operacyjnej (SOP) jest zdefiniowanie procesu rejestracji w bazie danych działu serwisu urządzenia zidentyfikowanego w terenie.
WAŻNE NOTATKI
Celem tej SOP jest nie tylko oznakowanie sprzętu, ale zapewnienie, że wszystkie istotne i dostępne informacje na temat zasobu zostaną wprowadzone do bazy danych działu serwisowego. Samo umieszczenie kilku znaczników na sprzęcie bez uprzedniej aktualizacji bazy danych działu serwisowego sprawi, że Twój system etykietowania w krótkim czasie stanie się prawie bezużyteczny.
Ponadto w ramach kontroli wewnętrznej osoba zarządzająca wstępnie ostemplowanymi przywieszkami metalowymi powinna przechowywać je zamknięte w bezpiecznym miejscu.
WYMAGANIA
Wstępnie wytłoczone, metalowe przywieszki doskonale nadają się do etykietowania sprzętu. Są trwałe i nie da się zrobić duplikatu tej samej zawieszki. Wyznacz jednego lub dwóch pracowników do ochrony Twoich tagów, aby mieć kontrolę nad ich dystrybucją.
W niniejszej SOP zakłada się, że zostanie wykorzystany pakiet oprogramowania i że baza danych działu serwisowego będzie dostępna za pośrednictwem smartfona lub urządzenia mobilnego w terenie. Oprogramowanie powinno mieć możliwość automatycznego przypisywania nowych numerów zasobów i powinno mieć możliwość przesyłania zdjęć sprzętu z terenu.
PROCEDURA
W przypadku znalezienia urządzenia, które ma być konserwowane przez dział serwisowy, bez etykiety, technik uzyska dostęp do bazy danych za pomocą smartfona lub urządzenia mobilnego i doda niezbędne informacje o zasobie (np. budynek/obszar, opis zasobu, Lokalizacja, marka, numer modelu, numer seryjny itp.).
Do bazy danych należy załadować zdjęcia środka trwałego, w tym zdjęcia ewentualnych tablic informacyjnych. Przesłanie zdjęć ułatwi technikom identyfikację tego sprzętu w przyszłości.
Przesłane zdjęcia tablic informacyjnych można przeglądać z dowolnego miejsca. Pozwala to z łatwością zaoszczędzić mnóstwo czasu i wydatków w porównaniu z koniecznością fizycznego wyruszania w teren, aby odwiedzić urządzenie i zebrać o nim informacje.
Przy zamawianiu części do urządzeń zdjęcia tabliczek informacyjnych, które można pobrać z bazy danych, można łatwo załączyć do wiadomości e-mail. Eliminuje to wszelkie błędy wynikające z ręcznego wprowadzania długich, tajemniczych numerów modeli i numerów seryjnych.
Co więcej, tabliczki informacyjne często z biegiem czasu ulegają zniszczeniu do tego stopnia, że stają się nieczytelne. Robiąc zdjęcie tablicy i przesyłając je do rejestru majątku w bazie danych, te ważne informacje zostaną zapisane na czas nieokreślony.
Należy wydać zlecenie pracy z prośbą o oznaczenie tego sprzętu.
Pracownik wyznaczony do oznakowania sprzętu żąda odpowiedniej przywieszki od pracownika, który go zabezpiecza.
Pracownik zarządzający tagami czuwa nad wprowadzeniem do systemu danych dotyczących identyfikowanego sprzętu. W tym momencie do bazy danych należy przesłać wszelkie instrukcje serwisowe lub inne dokumenty uzupełniające.
Na tym etapie należy również przeprowadzić ocenę konserwacji zapobiegawczej i zaplanować ją w bazie danych.
Przypisany pracownik otrzymuje etykietę, przypisuje ją do odpowiedniego urządzenia i zamyka zlecenie. Jeśli dane dotyczące konserwacji są rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych, artykuł wyjaśnia ryzyko i lepszą drogę naprzód.
Podsumowanie
Wdrożenie standardowej procedury operacyjnej (SOP) dla sprzętu do etykietowania jest niezbędne dla zapewnienia dokładności zarządzanie aktywami i efektywność operacyjną. Skrupulatnie rejestrując sprzęt w bazie danych działu serwisu i stosując się do przedstawionych wytycznych, organizacje mogą usprawnić procesy konserwacji i poprawić ogólną efektywność. Integracja eWorkOrders CMMS (Computerized Maintenance Management System) dodatkowo ulepsza tę SOP, zapewniając zaawansowane funkcje, takie jak dostęp mobilny, przesyłanie zdjęć i automatyczne numerowanie zasobów. Z eWorkOrdersorganizacje zyskują potężne narzędzie do optymalizacji śledzenia zasobów, planowania konserwacji i komunikacji między technikami terenowymi a kierownictwem. To strategiczne połączenie SPO i eWorkOrders CMMS umożliwia organizacjom osiągnięcie lepszego wglądu w swoje zasoby, usprawnienie działań w zakresie konserwacji zapobiegawczej i ostatecznie osiągnięcie długoterminowego sukcesu operacyjnego.
>
