Wybór systemu zarządzania utrzymaniem ruchu dla Twojej organizacji może być przytłaczający. Niezależnie od tego, czy zaczynasz od zera, czy chcesz zaktualizować istniejący system, jest to poważne zadanie i chcesz mieć pewność, że podejmiesz właściwą decyzję. Musisz wybrać odpowiednie rozwiązanie, które spełni Twoje cele biznesowe i będzie skalowalne, aby rosnąć wraz z potrzebami biznesowymi.
Decyzję tę chcesz podjąć tylko raz, dlatego ważne jest, aby odrobić pracę domową z góry. Zaoszczędzi to mnóstwo czasu, pieniędzy i wysiłku, zapewniając system, który spełni Twoje obecne i przyszłe potrzeby i oczekiwania.
Co to jest oprogramowanie do zarządzania konserwacją?
Oprogramowanie do zarządzania konserwacją, takie jak skomputeryzowany system zarządzania utrzymaniem ruchu (CMMS), tjOprogramowanie, które centralizuje informacje o konserwacji i upraszcza procesy operacyjne. System CMMS organizuje i pomaga organizacjom zarządzać działaniami konserwacyjnymi, aby ostatecznie zwiększyć produktywność aktywów, obniżyć koszty i usprawnić procesy. Choć kuszące, bezpłatne oprogramowanie CMMS często brakuje skalowalności i wsparcia.
Poniższe wskazówki stanowią przewodnik, który pomoże Ci w wyborze odpowiedniego oprogramowania CMMS, które będzie odpowiadać Twojemu obecnemu i przewidywanemu przyszłemu rozwojowi.
Uwaga: nie wszyscy dostawcy oferują te same pakiety lub funkcje, dlatego ważne jest, aby omówić swoje wymagania, aby upewnić się, że dostawca spełnia Twoje potrzeby i że rozumiesz wszystkie koszty.
#1 Zdefiniuj cele
Ważne jest, aby zidentyfikować wszystkie działy w organizacji, na które będzie miało wpływ wdrożenie CMMS. Zidentyfikowanie wszystkich potrzeb na wczesnym etapie pomoże Ci zbliżyć się o krok do wyboru odpowiedniego oprogramowania CMMS. Dzięki tej wiedzy możesz ocenić różne funkcje i uzyskać w pełni funkcjonalny system CMMS, który obsłuży wszystkie operacje związane z utrzymaniem firmy.
Jakie problemy próbujesz rozwiązać? Przed spotkaniem z dostawcą udokumentuj wszystkie problemy związane z konserwacją i potrzeby biznesowe. Kilka sugestii do rozważenia:
- Jaki jest największy problem konserwacyjny, który próbujesz rozwiązać?
- Czy potrzebujesz planowania konserwacji zapobiegawczej?
- Czy umiejętność przeprowadzania konserwacji predykcyjnej jest ważna?
- Czy potrzebujesz zarządzać zapasami części zamiennych?
- Czy musisz śledzić i utrzymywać informacje o zasobach (historia napraw i koszty) od zakupu do sprzedaży?
- Czy chcesz mieć możliwość zarządzania i śledzenia wszystkich swoich zleceń z dowolnego miejsca?
- Czy musisz dołączać listy kontrolne do zleceń pracy?
- Czy potrzebujesz podpisów do zleceń pracy?
- Czy potrzebujesz przesyłać zdjęcia i inne dokumenty do zleceń pracy?
- Czy potrzebujesz Zarządzanie flotą?
- Potrzebujesz szczegółowych raportów z audytów, inspekcji itp.?
- Czy musisz zarządzać wydatkami na utrzymanie?
- Czy potrzebujesz integracji z jakimiś dodatkowymi systemami?
- Czy potrzebujesz jasnego wglądu w swoje działania konserwacyjne?
#2 W chmurze czy lokalnie?
W chmurze czy lokalnie – co jest odpowiednie dla Twojej firmy? Ta decyzja może mieć duży wpływ na koszty i zasoby wdrożenia.
CMMS oparty na chmurze
Oprogramowanie CMMS działające w chmurze to usługa hostowana dostępna przez Internet.
- Nie trzeba instalować żadnego sprzętu ani oprogramowania.
- Dostawca zajmie się tworzeniem kopii zapasowych, bezpieczeństwem i aktualizacjami.
- Oparte na chmurze systemy CMMS umożliwiają firmom skupienie się na podstawowych obowiązkach, bez konieczności zatrudniania dodatkowych zasobów.
- Niższy koszt początkowy i całkowity koszt posiadania (TCO).
- Brak kosztów licencji na oprogramowanie
- Brak nowych wymagań infrastrukturalnych
Lokalny system CMMS
Lokalne oprogramowanie konserwacyjne jest instalowane i uruchamiane na komputerach organizacji korzystającej z tego oprogramowania.
Organizacja kupująca oprogramowanie jest odpowiedzialna za:
- Kup prawa do użytkowania oprogramowania z góry.
- Kup sprzęt niezbędny do uruchomienia oprogramowania.
- Zainstaluj oprogramowanie lub zapłać osobie trzeciej za jego zainstalowanie.
- Dedykowany personel IT do wsparcia i konserwacji.
- Personel IT kontroluje bezpieczeństwo i użytkowanie oprogramowania.
- Kontroluj ogólne dane i systemy.
- Wrażliwe dane są przechowywane i przetwarzane wewnętrznie.
- Jesteś odpowiedzialny za wszystkie aktualizacje oprogramowania.
- Nowe funkcje i poprawki błędów często wiążą się z dodatkowymi kosztami.
#3 Ocena cech i korzyści
Musisz się upewnić, że cechy proponowanych systemów CMMS posiada wszystkie możliwości, aby spełnić wymagania biznesowe. Porozmawiaj z dostawcami, poproś o prezentację i zadawaj pytania. Celem systemu CMMS jest zautomatyzowanie jak największej liczby ręcznych procesów konserwacji.
#4 Czy CMMS jest skalowalny?
Wybierając oprogramowanie CMMS, ważne jest, aby pomyśleć o tym, w jaki sposób system będzie wspierał działania konserwacyjne w miarę rozwoju organizacji. Wybór systemu, który jest skalowalny, pozwoli zaoszczędzić dużo pieniędzy i kłopotów związanych z poszukiwaniem nowego systemu, ponieważ wyrósł on z obecnego systemu.
Myśląc o systemie CMMS, musisz wziąć pod uwagę przyszły rozwój, dodanie większej liczby użytkowników lub przechowywanie danych, musisz upewnić się, że kupowane oprogramowanie jest elastyczne i spełnia Twoje rosnące potrzeby. Ponadto dodatkowe funkcje mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami, które należy wziąć pod uwagę.
Jeśli wybierzesz lokalne rozwiązanie CMMS, musisz także rozważyć zakup dodatkowych licencji i liczbę licencji, które możesz kupić. W przypadku dodatkowych użytkowników i większej bazy danych może być konieczne zakupienie dodatkowej przestrzeni na serwerze, aby pomieścić dodatkowe miejsce do przechowywania plików. Dodatkowe zasoby mogą być również potrzebne do zarządzania i utrzymywania lokalnego oprogramowania CMMS.
#5 Czy CMMS jest przyjazny dla użytkownika?
Przyjazny dla użytkownika oznacza, że oprogramowanie jest łatwe w użyciu, proste do zrozumienia i ma przejrzysty interfejs obsługujący wszystkie funkcje i funkcjonalności wymagane przez Twoją firmę. To, co jedna osoba uważa za „łatwe”, opiera się na jej własnych umiejętnościach, wiedzy lub doświadczeniu. Jak pokonać różnorodne umiejętności? Musisz zapytać sprzedawcę, jaki rodzaj szkoleń lub filmów pomocy oferuje. Należy pamiętać, że nie wszyscy użytkownicy będą korzystać ze wszystkich funkcji, dlatego należy upewnić się, że zaawansowani użytkownicy posiadają wiedzę i umiejętności potrzebne do uzyskania dostępu do funkcji. Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to pobrać wersję demonstracyjną i zadać pytania.
#6 Dostęp mobilny
Wybór a CMMS z telefonem komórkowym Access daje Twojemu zespołowi konserwacyjnemu możliwość zarządzania zadaniami konserwacyjnymi z dowolnego miejsca. Zwiększa to czas reakcji, wydajność i produktywność. Technicy mogą zarządzać zleceniami pracy, listami kontrolnymi i nie tylko, realizować je oraz wykonywać je na swoich urządzeniach mobilnych. Mogą przeszukiwać informacje historyczne lub sprawdzać stany magazynowe w dziale części bezpośrednio ze swojego urządzenia mobilnego.
#7 Bezpieczeństwo danych
Cyberbezpieczeństwo stało się obecnie słowem codziennym w każdej branży. Zespoły zajmujące się konserwacją i niezawodnością ataków ransomware we wszystkich obiektach sprawiają, że organizacje muszą ocenić swój poziom ryzyka cybernetycznego i wdrożyć plany zapewniające ochronę danych CMMS.
Sprzedawcy twierdzą, że mają bezpieczną sieć, ale czy rzeczywiście tak jest? Obecnie istnieją firmy specjalizujące się w analizie sieci dostawców w celu zapewnienia bezpieczeństwa ich danych. Ci dostawcy zapewniają Ocena „Karty wyników bezpieczeństwa”. ich bezpieczeństwo w różnych kategoriach. Byłby to dobry moment, aby wybrać dostawcę, który ma 100% oceny. Oceniając dostawcę, zapytaj go, jaka jest jego ocena i podziel się z Tobą swoją kartą wyników w zakresie cyberbezpieczeństwa.
Dostawca ze słabym wynikiem w zakresie cyberbezpieczeństwa może otworzyć drzwi do naruszeń bezpieczeństwa i zatrzymać Twoją firmę.
#8 Koszty
Nie wszystkie systemy CMMS są sobie równe, a niektórzy usługodawcy pobierają dodatkowe opłaty, dlatego musisz zadać pytania z góry, aby upewnić się, że otrzymujesz to, o co prosisz.
Poniżej znajduje się kilka pytań dotyczących cen, które możesz chcieć zadać:
- Czy istnieją osobne opłaty za konfigurację?
- Czy pobieracie opłaty za wsparcie?
- Czy aktualizacje są bezpłatne?
- Czy muszę coś zrobić z aktualizacjami?
- Czy są jakieś opłaty za hosting?
- Czy za szkolenie pobierana jest opłata?
- Czy są jakieś dodatkowe koszty?
Ceny większości internetowych programów CMMS zależą od liczby użytkowników i poziomu funkcji. Oto trzy najpopularniejsze plany:
Plan subskrypcji na użytkownika, na miesiąc
Jest to miesięczny plan subskrypcji, w ramach którego firmy płacą tylko za liczbę pracowników faktycznie korzystających z oprogramowania. Plany te często obejmują różne poziomy w zależności od poziomu funkcji,
Niektóre plany udostępniają także portal konserwacji, w którym każdy może przesłać żądanie zlecenia pracy, podając opcjonalny identyfikator i hasło.
Miesięczny plan subskrypcji
Ten miesięczny plan subskrypcji zazwyczaj obejmuje maksymalną liczbę użytkowników i miejsc pracy, a także określony zestaw funkcji. Ta subskrypcja jest przeznaczona raczej dla małych firm prowadzących podstawową działalność i ograniczoną liczbę użytkowników.
Jednorazowa opłata za licencję wieczystą
Systemy lokalne to narzędzia, które są fizycznie instalowane i uruchamiane na komputerach organizacji. Za wszystkie wydatki związane z instalacją, aktualizacjami, konserwacją, naprawianiem błędów, licencjami, przechowywaniem danych itp. odpowiada organizacja, która zakupiła sprzęt lokalny. Opłata za licencję wieczystą jest znacznie wyższa niż opłata abonamentowa i uiszczana jest jednorazowo w trakcie wdrożenia.
Darmowe wersje CMMS
Istnieją dwa rodzaje „bezpłatnych” pakietów CMMS.
Niektórzy dostawcy CMMS twierdzą, że ich system CMMS jest „bezpłatny”, ale następnie pobierają opłaty za pomoc telefoniczną i e-mailową, opłaty za hosting, dodatkowych użytkowników i inne usługi. Lub może w ogóle nie mieć żadnego wsparcia.
Istnieją inni dostawcy CMMS, którzy oferują bezpłatne wersje swoich płatnych rozwiązań. Ale te wersje zapewniają bardzo ograniczoną funkcjonalność i funkcje przez ograniczony czas. Możesz rozważyć, czy chcesz poświęcić czas i zasoby na korzystanie z tego oprogramowania przez ograniczony czas.
Te krótkotrwałe wersje próbne wymagają dużo pracy, ale nie zapewniają dostępu do funkcji, których naprawdę potrzebujesz, co może być frustrujące lub nie zapewniać dobrego wskazania działającego oprogramowania. Jeśli zdecydowałeś się na wersję próbną, ustal kryteria, z którymi funkcjami chcesz pracować.
Poświęć trochę czasu na demonstrację na żywo ze sprzedawcą. Poproś kogoś z zespołu konserwacyjnego o udział w wersji demonstracyjnej, ponieważ to oni będą z niego najczęściej korzystać.
#9 Czy sprzedawca jest wiarygodny?
Upewnij się, że dostawca cieszy się dobrą reputacją, jest godny zaufania i ma doświadczenie niezbędne do rozwiązania każdego problemu, który może się pojawić. Powinieneś szukać informacji, takich jak liczba lat działalności, portfolio produktów, program bezpieczeństwa i oceny w witrynach z recenzjami.
Zapytaj dostawcę, ile lat praktycznego doświadczenia w systemie CMMS ma jego zespół wsparcia. Dostawca posiadający zespół sprzedaży z wieloletnim doświadczeniem w utrzymaniu ruchu CMMS to prawdziwy plus. Konieczność interakcji z osobą, która ma faktyczne doświadczenie w zakresie ponadtygodniowego szkolenia w zakresie CMMS, jest pozytywną wskazówką, że ten dostawca poważnie podchodzi do zapewniania klientom doskonałej obsługi. Posiadanie praktycznego doświadczenia przynosi mnóstwo korzyści. Mówią w Twoim języku, rozumieją, o czym mówisz, potrafią odnieść się do każdej sytuacji, a także przynoszą dodatkowe rekomendacje i mnóstwo pomocnych porad. Pomyśl poważnie o tym dostawcy.
Sprawdź recenzje klientów w witrynach porównawczych, takich jak Capterra, lub innych witrynach z recenzjami, aby zobaczyć, co inni mają do powiedzenia na ich temat.
Poświęć trochę czasu na ocenę swojej interakcji z dostawcą podczas prezentacji. To ważna decyzja, którą podejmujesz i chcesz ją podjąć dobrze za pierwszym razem.
#10 Wsparcie techniczne
Będziesz mieć swój system CMMS przez długi czas, więc chcesz mieć pewność, że masz to, co najlepsze pomoc techniczna. Ważne jest zrozumienie bazy wiedzy zespołu technicznego.
* Czy mają długoterminowe praktyczne doświadczenie, dzięki któremu poczujesz się komfortowo, gdy pojawi się sytuacja awaryjna, ktoś będzie w stanie zrozumieć Twoją sytuację i łatwo zareagować.
* Czy pomoc techniczna jest bezpłatna tak długo, jak długo współpracujesz z tym dostawcą?
* W jaki sposób zapewniane jest wsparcie techniczne? (pomoc telefoniczna, e-mailowa lub portal internetowy)
* Czy masz dostęp do innych zasobów samopomocy, takich jak ekrany pomocy lub filmy?
Niektórzy dostawcy oferują czat na żywo, ale większość z nich pobiera opłatę za tę opcję. Niektórzy dostawcy wymagają wykupienia planu wsparcia, aby móc z niego korzystać. Dowiedz się, jak zarządzanie częściami zamiennymi przyczynia się do oszczędnego prowadzenia operacji konserwacyjnych.
Podsumowanie
Żyjemy w bardzo szybkim i konkurencyjnym świecie, a firmy stoją przed wyzwaniem znalezienia najbardziej przystępnego cenowo, wydajnego i skutecznego sposobu na rozwój swojej działalności i osiągnięcie rentowności. Celem oprogramowania CMMS jest zwiększenie efektywności działań utrzymaniowych poprzez automatyzację wielu procesów, zarządzanie danymi, eliminację redundancji i błędów ludzkich. CMMS zapewnia narzędzia do zarządzania programem konserwacji zapobiegawczej i przedłużania żywotności zasobów. Postępując zgodnie ze wskazówkami opisanymi powyżej, aby wybrać oprogramowanie CMMS, pomożesz w procesie wyboru dostawcy, który pomoże spełnić Twoje wymagania, aby Twoja organizacja utrzymania ruchu działała z maksymalną wydajnością.
Następne kroki
Czy nadal masz pytania? Chcesz bezpłatną wersję demonstracyjną”. Zadzwoń do nas, aby dowiedzieć się więcej o zaletach oprogramowania do komputerowego systemu zarządzania konserwacją (CMMS) i o tym, jak wdrożenie oprogramowania CMMS może pomóc w usprawnieniu operacji konserwacji.
Zobacz co mówią nasi klienci
Dodatkowe zasoby
Słowniczek terminów i definicji dotyczących konserwacji
