Duży Departament Robót Publicznych (DPW) obsługujący rozwijający się obszar metropolitalny potrzebował bardziej efektywnego sposobu zarządzania utrzymaniem infrastruktury publicznej. W obliczu starzejących się zasobów, rosnącego zapotrzebowania na usługi i kontroli regulacyjnej, zespół poszukiwał cyfrowego rozwiązania. Departament Robót Publicznych CMMS aby usprawnić działania i zwiększyć rozliczalność.
Przed wdrożeniem, zadania konserwacyjne były monitorowane za pomocą formularzy papierowych, arkuszy kalkulacyjnych i systemów silosowych. Powodowało to opóźnienia w realizacji zleceń, utratę dokumentacji oraz trudności z ustalaniem priorytetów napraw dróg, mediów, parków i budynków publicznych. Pracownicy poświęcali zbyt dużo czasu na ręczne wprowadzanie danych zamiast na pracę praktyczną.
Zespół nawiązał współpracę z eWorkOrders wdrożyć skalowalną, opartą na chmurze CMMS dla robót publicznych które mogłyby ujednolicić operacje, zwiększyć produktywność i uprościć raportowanie. Oto, co zespół kierowniczy miał do powiedzenia po wdrożeniu.
Wyzwanie biznesowe
DPW stanęło przed poważnymi wyzwaniami związanymi z nadążaniem za potrzebami infrastrukturalnymi, korzystając z przestarzałych systemów. Zlecenia robocze często ginęły lub dublowały się, a zgłoszenia serwisowe Zespoły konserwacyjne nie miały możliwości łatwego przeglądania historii zasobów ani ustalania priorytetów według pilności.
Raportowanie regulacyjne było również czasochłonne. Od inspekcji wód opadowych po kontrole bezpieczeństwa budynków, pracownicy polegali na papierowych dziennikach, które były podatne na błędy. Kierownictwu brakowało wglądu w wskaźniki wydajności i koszty w poszczególnych działach.
Departament potrzebował scentralizowanego, przyjaznego użytkownikowi systemu oprogramowanie do konserwacji infrastruktury publicznej w celu usprawnienia świadczenia usług, zwiększenia przejrzystości i spełnienia wymogów zgodności we wszystkich zasobach i działach.
Rozwiązanie oprogramowania do zarządzania konserwacją DPW
Po ocenie kilku systemów DPW wybrało eWorkOrders ze względu na łatwość obsługi, dostęp mobilny i możliwości dostosowane do potrzeb administracji publicznej. Rozwiązanie oferowało płynny sposób zarządzania aktywami, zleceniami roboczymi, inspekcjami i zapasami w całym departamencie.
Główne korzyści obejmują:
- Centralne zarządzanie zlecenia pracy według rodzaju zasobu, lokalizacji lub źródła żądania (obywatel, personel lub inspekcja).
- Mobilny dostęp dla ekip terenowych umożliwiający im realizację zadań, robienie zdjęć i aktualizowanie statusu w czasie rzeczywistym.
- Śledzenie zasobów i historia konserwacji dróg, budynków, systemów wodnych i pojazdów flotowych.
- Niestandardowe pulpity nawigacyjne i raporty wspomagające przejrzystość utrzymania rządu i nadzór budżetowy.
- Zautomatyzowane harmonogramy konserwacji zapobiegawczej pozwalające ograniczyć liczbę napraw awaryjnych i wydłużyć żywotność zasobów.
Dzięki konsolidacji wszystkich operacji robót publicznych na jednej platformie cyfrowej, departament zyskał wgląd w czasie rzeczywistym, usprawnił reagowanie na potrzeby służb i zoptymalizował wykorzystanie zasobów.
Wdrożenie
Wdrożenie zostało ukończone w niecałe dwa miesiące przy pełnym wsparciu ze strony eWorkOrders Zespół. System został skonfigurowany dla każdego wydziału DPW, w tym dla ulic, urządzeń sanitarnych, parków, wodociągów i obiektów użyteczności publicznej.
Zespoły szybko przystosowały się do mobilnego interfejsu, co pozwoliło ograniczyć formalności i skrócić czas reakcji. Zespół IT DPW docenił hosting w chmurze, który wyeliminował potrzebę korzystania z serwerów i wsparcia wewnętrznego.
Utrzymywanie zgodności i odpowiedzialności publicznej
Nowy system znacznie ułatwił sprawozdawczość regulacyjną i przejrzystość społeczną. Inspekcje, certyfikaty i rejestry usług są teraz w pełni identyfikowalne i przechowywane cyfrowo. Nadzorcy mogą z łatwością generować raporty dla lokalnych rad lub audytorów.
Oprogramowanie przygotowuje do audytów przeprowadzanych przez agencje stanowe i federalne, a także pomaga w wypełnianiu wniosków na mocy ustawy o dostępie do informacji publicznej (FOIA) dzięki szybkiemu pobieraniu danych.
Wyniki uzyskane z wykorzystaniem systemu CMMS Departamentu Robót Publicznych
Od wdrożenia eWorkOrdersDepartament Robót Publicznych odnotował znaczące korzyści:
• O 40% szybsze rozpatrywanie wniosków o konserwację obywateli
• 30% redukcja zleceń awaryjnych dzięki lepszej opiece zapobiegawczej
• Ulepszona koordynacja międzywydziałowa i śledzenie zasobów
• Dostęp w czasie rzeczywistym do danych o wydajności i historii konserwacji
Obecnie departament działa z większą przejrzystością, wydajnością i pewnością siebie, co daje większe możliwości zarówno kierownictwu, jak i zespołom pracującym na pierwszej linii.
Podsumowanie
Przechodząc do eWorkOrdersDepartament Robót Publicznych przeszedł z rozproszonych, przeładowanych dokumentami procesów na scentralizowaną, cyfrową platformę zarządzania konserwacją. Intuicyjny projekt oprogramowania, możliwości mobilne i funkcje przyjazne dla administracji publicznej wspierają długoterminowe cele w zakresie utrzymania zasobów i usług publicznych.
„Ten system CMMS zrewolucjonizował nasz sposób działania” – powiedział dyrektor DPW. „Od zleceń roboczych po inspekcje, wszystko jest szybsze, dokładniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu. To ogromna korzyść dla naszej społeczności”.
Więcej informacji na temat najlepszych praktyk w zakresie infrastruktury miejskiej i zarządzania majątkiem można znaleźć na stronie Amerykańskie Stowarzyszenie Robót Publicznych (APWA).
Poniższe studium przypadku to złożony scenariusz oparty na rzeczywistych klientach robót publicznych korzystających z eWorkOrders CMMS.
