Nasze dobrze zaprojektowane oprogramowanie do zarządzania zleceniami pracy ułatwia zarządzanie całym procesem realizacji zleceń od początku do końca. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć można wprowadzić, zatwierdzić i wysłać zlecenie pracy do odpowiedniego technika.
Co to jest zlecenie pracy?
Zlecenia pracy są kluczową częścią zarządzania operacjami konserwacyjnymi organizacji. Zlecenie pracy to formalne żądanie konserwacji, naprawy lub zadań, które należy wykonać, i określa procesy i procedury realizacji tych zadań. Skomputeryzowany system zarządzania konserwacją (CMMS) oprogramowanie automatyzuje i usprawnia te procesy od początku zadania do jego zakończenia.
Funkcje naszego oprogramowania do zarządzania zleceniami pracy
Dzięki naszemu oprogramowaniu do zarządzania zleceniami pracy możesz:
- Jasno określ szczegółowe instrukcje dotyczące tego, co należy zrobić.
- Twórz, aktualizuj i zarządzaj zleceniami pracy z komputera, smartfona lub urządzenia mobilnego.
- Dołącz faktury, dokumenty, schematy, diagramy, pliki lub zdjęcia do zleceń pracy.
- Podręczniki dostępu.
- Dołącz notatki.
- Zapewnia współpracę w czasie rzeczywistym pomiędzy członkami zespołu.
- Zidentyfikuj i zapisz numery części.
- Zapisz czas rozpoczęcia i zakończenia.
- Zarządzaj przestojami zasobów, wydatki, materiały itp.
- Dostęp i zarządzanie Inwentarz.
- Twórz listy kontrolne, aby mieć pewność, że procesy są przestrzegane.
- I dużo więcej.
Zgłoszenie serwisowe (zlecenie pracy) a zlecenie pracy
A Zgłoszenie serwisowe (nazywane także zleceniem pracy) to zlecenie wykonania zadania konserwacyjnego składane przez pracownika niebędącego personelem zajmującym się konserwacją lub klienta. Gdy zgłoszenie serwisowe zostanie zatwierdzone przez zespół konserwacyjny, przydzieli on technika, zaplanuje zadanie, po czym zostanie utworzone zlecenie pracy.
Zlecenie Pracy jest upoważnieniem dla zespołu utrzymaniowego do wykonywania zadań konserwacyjnych.
Zlecenia pracy w przeszłości i teraźniejszości
Jestem pewien, że niektórzy z Was zastanawiają się, jak Wasz obecny proces zarządzania zleceniami pracy ma się do dzisiejszej technologii. Przyjrzyjmy się kilku procesom, aby zobaczyć, jak się sprawdzają:
Papier I Pióro
System zarządzania zamówieniami papierowymi istnieje już od dawna i jest łatwy w użyciu, ale ma ograniczone funkcje w środowisku, w którym żyjemy dzisiaj. Ze względu na łatwość obsługi nie jest wymagane żadne szkolenie i zawsze masz papierową ścieżkę.
Coś tak łatwego i prostego w użyciu ma wiele wad. Zamówienia papierowe mogą zostać błędnie złożone, utracone lub uszkodzone. Próby znalezienia, odzyskania i sortowania zamówień papierowych są bardzo czasochłonne. Zlecenia papierkowe często obarczone są niespójnościami i niedokładnościami wynikającymi z błędów ludzkich: błędnie napisanych słów, nieczytelnego pisma ręcznego, wpisywania błędnych cyfr numeru zasobu lub podawania błędnego czasu potrzebnego na wykonanie zadania. Za pomocą papieru i długopisu nie ma możliwości łatwego zidentyfikowania lub skorygowania tych błędów.
Wypełnianie zleceń za pomocą papieru i długopisu jest bardzo czasochłonne, a ogólny czas reakcji na ukończenie pracy jest przy tej metodzie dłuższy. Mając papier i długopis, rozpoczynasz proces od osobistego otrzymania zlecenia od menedżera, następnie musisz wyszukać rysunki, podręczniki lub przewodniki dotyczące rozwiązywania problemów i przejrzeć całą tę dokumentację, a następnie możesz przejść do lokalizacja kapitał wykonać pracę. Po dotarciu na miejsce może zaistnieć konieczność zlokalizowania części zamiennych, co oznacza kolejną podróż z powrotem do fabryki w celu sprawdzenia zapasów. Po zakończeniu zadania możesz przystąpić do wypełnienia zlecenia i zamknięcia go; następnie musisz wrócić do swojego menedżera, aby osobiście go dostarczyć i poinformować go, że zadanie zostało ukończone. Następnie zlecenie pracy zostaje podpisane i złożone. Proces powtarza się dla każdego zadania. Ten proces przepływu pracy nie jest wydajny i na dłuższą metę kosztuje dużo czasu i pieniędzy.
Arkusze Excel
Wraz z rozwojem branży komputerowej firmy zaczęły odchodzić od papieru i długopisu na rzecz korzystania z oprogramowania w postaci arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania swoimi zleceniami pracy. Ten cyfrowy sposób zarządzania zleceniami pracy był łatwy w konfiguracji i nie trzeba było być ekspertem, aby korzystać z podstawowego narzędzia. Korzystając z arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania zleceniami pracy, organizacje są mniej narażone na uszkodzenie lub utratę plików. Teraz łatwiej jest dzielić się informacjami z członkami zespołu, wyszukiwać informacje, tworzyć raporty i ograniczać liczbę wyjazdów powrotnych do zakładu.
Chociaż arkusze kalkulacyjne są krokiem naprzód w porównaniu z papierem i długopisem, nadal istnieją wiele problemów związanych z arkuszami kalkulacyjnymi wskazują, że nadal nie jest to skuteczny sposób zarządzania zleceniami prac konserwacyjnych. Niektóre z tych arkuszy kalkulacyjnych muszą być współużytkowane przez zespoły lub działy, ale niektóre arkusze kalkulacyjne są przechowywane na jednym komputerze, co utrudnia przeglądanie aktualnych informacji na temat zlecenia pracy. Użytkownicy muszą zachować szczególną ostrożność przy udostępnianiu i wprowadzaniu zmian w czasie rzeczywistym. Jeśli ktoś zapisze Twoje zlecenie pracy lub zostanie ono usunięte przed utworzeniem kopii zapasowej systemu, cała Twoja praca zostanie bezpowrotnie utracona. Są one również podatne na problemy związane z bezpieczeństwem, ponieważ każdy może zmienić dane, chyba że zabezpieczysz je hasłem. Wiąże się to z innymi problemami związanymi z utratą haseł i przekazaniem ich właściwym osobom.
Arkusze kalkulacyjne są trudne w użyciu w ramach konserwacji zapobiegawczej. Przy ograniczonych możliwościach śledzenia i czasochłonnych zadaniach tworzenia raportów, nie jest to w dalszym ciągu skuteczny sposób zarządzania zleceniami prac konserwacyjnych. Arkusze kalkulacyjne nie mają procesu powiadamiania, a technicy muszą czekać na instrukcje od kierownika konserwacji. Arkusze kalkulacyjne są łatwe w użyciu w trybie pełnoekranowym na komputerze, ale przeglądanie arkuszy kalkulacyjnych i poruszanie się po nich na urządzeniach mobilnych jest bardzo trudne.
Oprogramowanie do skomputeryzowanego systemu zarządzania konserwacją (CMMS).
Technologia cyfrowa jest coraz lepsza. Zarządzanie zleceniami prac konserwacyjnych za pomocą programu ma wiele zalet i korzyści Oprogramowanie CMMS. Jedną z największych zalet CMMS jest przechowywanie wszystkich danych w scentralizowanej lokalizacji w chmurze i możliwość zarządzania zleceniami z dowolnego miejsca. Oprogramowanie CMMS umożliwia zespołom udostępnianie informacji, tworzenie, śledzenie, realizację i analizowanie zadań w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca. Funkcja zarządzania zleceniami pracy w CMMS umożliwia użytkownikom przeglądanie historii zasobów, przesyłanie kluczowych dokumentów, takich jak instrukcje obsługi, gwarancje, przewodniki rozwiązywania problemów, obrazy i schematy. Zespoły utrzymaniowe są powiadamiane w czasie rzeczywistym o umieszczeniu zleceń pracy w systemie. CMMS oszczędza czas i pieniądze.
Posiadanie wszystkich danych w jednym scentralizowanym systemie daje użytkownikom możliwość uruchamiania, przeglądania i zarządzania zapasami z dowolnego miejsca. Zawsze masz informacje pod ręką i możesz generować szczegółowe raporty, które pomogą Ci przygotować się do audytów i inspekcji. Raporty te pozwalają lepiej zrozumieć działanie procesów konserwacji i zarządzania zleceniami pracy.
Korzystanie z systemu CMMS ma wiele zalet w porównaniu z papierem, długopisem i arkuszami kalkulacyjnymi. Niektórzy pracownicy uważają technologię za wyzwanie, dlatego przyjęcie i akceptacja tej technologii może przebiegać nieco wolniej. Ale eWorkOrders rozumie, że każdy uczy się w innym tempie, dlatego przyjęliśmy bardzo skuteczne narzędzia, które pomagają łatwo szkolić zespoły. Od seminariów internetowych, filmów, dokumentacji, ekranów pomocy i wsparcia technicznego opracowaliśmy odpowiednie narzędzia dla każdego, aby łatwo dostosować się do naszego oprogramowania CMMS. Nasze oprogramowanie jest niezwykle łatwe w obsłudze, a my posiadamy referencje od klientów, którzy korzystali z komputera, ale szybko przystosowali się do naszego systemu.
Dlaczego potrzebujesz zleceń pracy CMMS
Zlecenia pracy stanowią rdzeń programu konserwacji. Oprogramowanie do zarządzania zleceniami CMMS zapewnia organizacjom narzędzia pozwalające na bieżąco śledzić informacje o pracy, projektach i zasobach. eWorkOrders Narzędzia do zarządzania zleceniami CMMS umożliwiają organizacji przejęcie kontroli nad zaległościami i nadchodzącymi pracami, wprowadzanie ulepszeń, zwiększanie produktywności pracy i zachowanie zgodności. Niektóre z funkcji, które Zlecenia Pracy CMMS mogą zapewnić Twojej organizacji, obejmują:
- Zawiera szczegółowe wyjaśnienie problemu, naprawy lub problemu.
- Efektywniej zarządzaj zasobami i narzędziami niezbędnymi do wykonania konserwacji.
- Zmniejsz zamieszanie, błędy i utracone informacje.
- Uzyskaj dostęp do wszystkich otwartych zleceń lub przydziałów na komputerze lub urządzeniu mobilnym.
- Efektywniej zarządzaj zasobami i równoważ obciążenie pracą.
- Automatyzacja planowania pracy, zasobów i pracowników kontraktowych
- Ustal standardy napraw.
- Szybko i łatwo przeszukuj swoje zlecenia i generuj interaktywne, szczegółowe raporty.
- Śledź koszty i wydatki.
- Uzyskaj dostęp do szczegółowych informacji o klientach i historii.
- Automatyczne powiadomienia e-mail.
- Dostęp mobilny daje możliwość pracy z dowolnego miejsca.
- Wiele innych funkcji.
Rodzaje zleceń pracy i funkcje
Zlecenia pracy można stosować w każdej firmie i w każdej branży. Poniżej znajduje się kilka przykładów różnych typów zadań, do których firmy korzystają z zarządzania zleceniami pracy CMMS:
Standardowy porządek pracy
Standardowe zlecenie pracy to niekrytyczne zadanie konserwacyjne, które nie stwarza bezpośredniego zagrożenia dla obiektów, systemów, sprzętu lub komponentów. Przykładami są usuwanie starego sprzętu, instalowanie nowego sprzętu i niekrytyczne prace konserwacyjne, takie jak projekty, których celem jest wyłącznie modernizacja lub kosmetyka.
Konserwacja Zapobiegawcza
To zlecenie pracy umożliwia użytkownikom planowanie rutynowych zadań konserwacyjnych dotyczących aktywów i sprzętu, aby zminimalizować nieoczekiwane awarie. The konserwacja zapobiegawcza zlecenie pracy daje użytkownikom możliwość kontrolowania, planowania, planowania i identyfikowania materiałów, części i robocizny potrzebnych do wykonania pracy w określonych ramach czasowych.
Przygotuj się na inspekcje
Posiadanie całej historii napraw i dokumentacji przechowywanej w systemie CMMS, z możliwością wyodrębnienia danych do dostosowanych raportów, ułatwia skuteczniejsze inspekcje i raportowanie z audytów.
Reaktywne\Awaryjne
Zlecenie pracy reaktywne lub awaryjne jest generowane w przypadku awarii sprzętu lub obiektu, która stwarza niebezpieczne środowisko lub gdy krytyczny zasób wymaga natychmiastowej naprawy. Awaryjne zlecenie pracy służy do rejestrowania i śledzenia wszelkich wykonanych prac, które nie były wcześniej zaplanowane.
Konserwacja naprawcza
W wyniku regularnych przeglądów, konserwacji zapobiegawczej, sytuacji awaryjnych itp. generowane jest zlecenie prac w zakresie konserwacji naprawczej, które identyfikuje awarię w rozsądnym czasie umożliwiającym zaplanowanie i zaplanowanie konserwacji naprawczej.
Korzyści
Niektóre korzyści i zalety wdrożenia eWorkOrders oprogramowanie do obsługi zleceń pracy w Twojej organizacji to:
- Zwiększ dostępność i wydajność sprzętu.
- Kontroluj koszty.
- Zwiększ produktywność pracowników.
- Zmniejsz nadgodziny.
- Popraw obsługę klienta.
- Minimalizuj formalności.
- Zmniejsz zaległości w konserwacji.
- Popraw bezpieczeństwo.
- Przestrzegaj przepisów firmowych, stanowych i federalnych.
- Oszczędzaj czas i pieniądze.
- I więcej.
eWorkOrders posiada wszystkie te funkcje i wiele więcej! Skontaktuj się z nami i porozmawiaj z jednym z naszych menedżerów ds. obsługi klienta, aby przeprowadzić Cię przez demonstrację na żywo.
