12 mitów na temat CMMS i co jest prawdą
Większość zastrzeżeń do oprogramowania do konserwacji nie jest bezpodstawna – pochodzą one od kogoś, kto widział, jak system został kupiony, a potem stał nieużywany. Dwanaście z tych zastrzeżeń pojawia się nieustannie. Oto każdy z nich i szczera odpowiedź, łącznie z fragmentami, które są częściowo prawdziwe.
Dlaczego te mity wciąż istnieją?
Prawie każdy zarzut na tej liście ma swoje źródło w tym samym doświadczeniu: ktoś, gdzieś, kupił oprogramowanie do konserwacji, z którego nikt nie korzystał. Zdarza się to na tyle często, że ostrożność jest uzasadniona. System, który stoi bezczynnie, kosztuje pieniądze, marnuje czas poświęcony na jego wybór i utrudnia zatwierdzenie kolejnego wniosku.
Zatem użyteczną odpowiedzią nie jest odrzucenie zarzutu. Chodzi o ustalenie, która jego część jest prawdziwa i co tak naprawdę determinuje wynik. Kilka z poniższych dwunastu jest częściowo trafnych i zostało oznaczonych jako takie.
Mit 1: System CMMS jest zbyt drogi dla operacji naszej wielkości
Oprogramowanie do konserwacji w chmurze kosztuje zazwyczaj od 30 do 150 dolarów miesięcznie za użytkownika, a liczba stanowisk w większości zespołów konserwacyjnych jest niewielka – technicy, planista, menedżer. Licencjonowanie lokalne ma inną formę i zaczyna się od 10 000 dolarów jako jednorazowy koszt.
Porównanie nie ma znaczenia, jeśli chodzi o abonament w porównaniu z zerem. Chodzi o abonament w porównaniu z tym, ile już kosztuje nieplanowana awaria. Jeśli przestój linii kosztuje 1,000 dolarów za godzinę, a masz na to dwadzieścia godzin miesięcznie, rachunek ustabilizuje się jeszcze przed pierwszą fakturą.
Mit 2: Jesteśmy za mali, żeby tego potrzebować
Rozmiar to niewłaściwa miara. Próg to pamięć. Arkusze kalkulacyjne i dobry technik działają bez zarzutu, dopóki jedna osoba może utrzymać w głowie listę aktywów, historię serwisowania i harmonogram. W momencie, gdy to przestaje być prawdą – druga lokalizacja, przejście na emeryturę, gwałtowny wzrost – nieformalny system po cichu zawodzi, zazwyczaj najpierw w postaci pominiętego PM, którego nikt nie zauważa, aż do momentu, gdy coś się zepsuje.
Warto zadać sobie pytanie nie o to, ile masz zasobów. Ważne jest, co się dzieje w tygodniu, w którym Twój najdłużej pracujący technik jest nieobecny.
Mit 3: Nasi technicy nigdy z tego nie skorzystają
Częściowo to prawda. To właśnie sprzeciw decyduje o powodzeniu projektu. System, do którego nikt się nie loguje, nie generuje żadnych danych, a system bez danych nie zapewnia żadnych korzyści, dla których został stworzony. To jest najczęstszy powód, dla którego wdrożenia kończą się niepowodzeniem.
To, co odróżnia systemy używane od tych, z których się nie korzysta, rzadko jest lista funkcji. Składają się na nią trzy rzeczy: czy system działa na telefonie przy maszynie, a nie na komputerze stacjonarnym w biurze, czy zlecenie robocze można zamknąć w mniej niż minutę oraz czy szkolenie odbyło się przed uruchomieniem, a nie po nim.
Test, który należy wykonać podczas demonstracji: Poproś dostawcę, aby jeden z twoich techników zamknął zlecenie robocze na swoim telefonie, bez pomocy, na twoim oczach. Jeśli to będzie niezręczne, adaptacja też będzie niezręczna.
Mit 4: Nasze dane są zbyt chaotyczne, aby je migrować
Częściowo prawda. Większość danych konserwacyjnych jest chaotyczna — zduplikowane nazwy zasobów, brakujące numery seryjne, trzykrotna pisownia nazwy tego samego producenta. Przeniesienie tego bałaganu bez zmian prowadzi do powstania czystego systemu pełnego brudnych rekordów, co jest gorsze niż arkusz kalkulacyjny, ponieważ teraz wygląda wiarygodnie.
Ale wniosek z tego nie wynika. Nie potrzebujesz czystych danych, aby zacząć. Potrzebujesz czystego startu dla swoich kluczowych zasobów. Przenieś te zasoby, które są naprawdę ważne, zrób to poprawnie i dodaj resztę, gdy pojawi się w toku normalnej pracy. Częściowy system używany codziennie jest lepszy od kompletnego porzuconego w trzecim miesiącu.
Mit 5: Wdrożenie zajmie rok
Myli się tu dwie rzeczy. Uruchomienie systemu – skonfigurowanie użytkowników, załadowanie krytycznych zasobów, realizacja zleceń – to kwestia tygodni. Osiągnięcie pełnego zakresu konserwacji zapobiegawczej dla każdego zasobu zajmuje w rzeczywistości od dwóch do trzech lat.
Warto znać tę drugą liczbę przed rozpoczęciem, ponieważ oczekiwanie pełnego pokrycia w kwartale jest przyczyną rezygnacji z programów w czwartym miesiącu. Obie liczby są prawdziwe. Opisują one różne kamienie milowe.
Mit 6: Arkusze kalkulacyjne sprawdzają się u nas znakomicie
Arkusze kalkulacyjne mają cztery wady i wszystkie cztery są istotą tego ćwiczenia. Brak automatycznego planowania konserwacji prewencyjnej (PM), więc coś musi przypominać pracownikowi o konieczności przypomnienia zespołowi. Brak ścieżki audytu, więc gdy rekord ulegnie zmianie, nikt nie będzie wiedział, kto i kiedy to zrobił. Brak dostępu mobilnego, więc technik stojący przy komputerze nie jest osobą posiadającą plik. A dwie osoby edytujące ten sam arkusz powodują konflikt wersji, a nie współdzielony rekord.
Nic z tego nie ma znaczenia w małej skali. Wszystko ma znaczenie, gdy audytor po raz pierwszy poprosi o dwunastomiesięczną historię serwisowania jednego składnika aktywów.
Mit 7: Darmowy system CMMS wykona tę samą pracę
Bezpłatne pakiety to prawdziwe oprogramowanie, które działa – w ramach celowo ustalonych limitów. Typowe limity to około 25 aktywnych zadań konserwacji zapobiegawczej, około 20 zleceń roboczych miesięcznie i jedna lokalizacja.
To, czy te limity przekraczają, czy przekraczają możliwości Twojej firmy, to kwestia arytmetyczna, a nie filozoficzna. Policz swoje zasoby, miesięczne zlecenia i lokalizacje. Jeśli mieścisz się w limitach, darmowe jest naprawdę darmowe. Jeśli je przekroczysz, koszty pojawią się później i w gorszej formie – zazwyczaj w postaci migracji, którą trzeba przeprowadzić dwukrotnie.
Mit 8: To tylko cyfrowy formularz zlecenia pracy
Zlecenia robocze to widoczna część. Wartość tkwi w tym, co się pod nimi kumuluje. Po roku każdy składnik majątku ma historię serwisową: co uległo awarii, jak często, ile to kosztowało, jakie części zostały wymienione, kto wykonał pracę i ile to trwało.
To właśnie historia zmienia konserwację z serii opinii w zbiór odpowiedzi. Który składnik majątku kosztuje najwięcej? Czy obecny interwał konserwacji konserwacyjnej jest zbyt częsty, czy zbyt krótki? Czy maszynę należy ponownie naprawić, czy wymienić? Na żadne z tych pytań nie da się odpowiedzieć, przeglądając stos zamkniętych papierowych paragonów.
Mit 9: Do jego obsługi będziemy potrzebować personelu IT
Było to trafne, gdy oprogramowanie konserwacyjne działało na serwerze w Twoim budynku. Systemy chmurowe przeniosły serwery, kopie zapasowe, aktualizacje i poprawki zabezpieczeń do dostawcy.
Zamiast tego warto zweryfikować stan bezpieczeństwa samego dostawcy, który powinien być weryfikowalny, a nie deklarowany – poprzez ocenę zewnętrzną, taką jak ocena SecurityScorecard, a nie w formie akapitu na stronie internetowej. To słuszne pytanie, a dostawca, który nie potrafi na nie jednoznacznie odpowiedzieć, dał ci do zrozumienia, że coś jest na rzeczy.
Mit nr 10: Pomaga tylko w utrzymaniu, a nie w biznesie
Dwa udokumentowane przykłady z operacji, w których wprowadzono zmianę.
- Pakowanie Kings River odnotowaliśmy 75-procentowy wzrost produktywności, 80-procentową redukcję przestojów i oszczędności przekraczające 500 000 dolarów rocznie.
- Usługi kontraktowe DTH obniżyło koszty IT o około 150 000 dolarów rocznie i wyeliminowało potrzebę tworzenia trzech etatów.
To liczby operacyjne, które pociągają za sobą konsekwencje finansowe. Przestój to produkcja, która nie została zrealizowana; brak kontroli to stwierdzenie niezgodności; przedwczesna wymiana aktywów to wydatek kapitałowy wydany wcześniej, niż było to konieczne. Konserwacja to miejsce, gdzie spotyka się kilka z tych czynników.
Mit 11: Będziemy zamknięci, a nasze dane będą zakładnikami
Warto potraktować to poważnie. Historia konserwacji to Twój zapis, nie dostawcy, i należy ją ustalić przed podpisaniem umowy, a nie w momencie wyjścia.
Dwa pytania rozstrzygają sprawę. W jakim formacie możesz wyeksportować wszystkie dane i czy możesz to zrobić samodzielnie, bez pytania kogokolwiek. Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niejasna, to jest to odpowiedź.
Mit 12: Zastąpi osąd lub zastąpi ludzi
System konserwacji tworzy harmonogramy, rejestruje i raportuje. Nie decyduje, który zasób jest krytyczny, dlaczego łożysko ciągle się psuje, ani czy maszyna ma jeszcze jeden sezon. Te osądy należą do osób znających się na sprzęcie.
Zmienia się to, gdzie ucieka czas. Mniej czasu poświęcanego na rozpracowywanie tego, co wydarzyło się ostatnim razem, na papierkową robotę i odbudowywanie historii z pamięci. Więcej na sprzęt.
Dwunastu w skrócie
| Sprzeciw | Werdykt |
|---|---|
| Zbyt drogie jak na nasz rozmiar | Porównaj z kosztami przestoju, a nie zerem |
| Jesteśmy za mali | Próg to pamięć, a nie liczba zasobów |
| Technicy nie będą z tego korzystać | Częściowo to prawda — i to decyduje o projekcie |
| Nasze dane są zbyt chaotyczne | Częściowo prawda — zacznij tylko od zasobów krytycznych |
| To zajmie rok | Tygodnie na uruchomienie; dwa do trzech lat na pełne pokrycie PM |
| Arkusze kalkulacyjne działają dobrze | Do czasu pierwszego audytu lub drugiej lokalizacji |
| Wolna wola wykona tę samą pracę | Zlicz swoje PM-y, zlecenia robocze i lokalizacje w stosunku do limitów |
| Tylko cyfrowe zlecenie pracy | Historia serwisowa jest atutem |
| Będziemy potrzebować personelu IT | Nie dla chmury — ale zweryfikuj bezpieczeństwo dostawcy |
| Pomaga tylko w utrzymaniu | 500 000 dolarów rocznie w Kings River Packing |
| Będziemy zamknięci w | Słuszne obawy — ustal warunki eksportu przed podpisaniem umowy |
| Zastępuje osąd | Planuje i rejestruje; ludzie i tak decydują |
Najczęściej zadawane pytania
Jaka jest najczęstsza przyczyna niepowodzenia wdrożenia CMMS?
Technicy z niego nie korzystają. System, do którego nikt się nie loguje, nie generuje żadnych danych, a bez danych nie działa żadne raportowanie, planowanie ani analiza kosztów. Dostęp mobilny, szybkie zamykanie zleceń i szkolenia przed uruchomieniem to czynniki, które mają największy wpływ na to, czy tak się stanie.
Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu CMMS?
Dwa różne harmonogramy. Uruchomienie systemu z użytkownikami, krytycznymi zasobami i zleceniami roboczymi zajmuje tygodnie. Osiągnięcie pełnego zakresu konserwacji zapobiegawczej dla każdego zasobu zajmuje od dwóch do trzech lat.
Czy musimy wyczyścić nasze dane przed migracją?
Nie wszystko. Wyczyść rekordy kluczowych zasobów i przenieś je. Dodawaj pozostałe w miarę pojawiania się ich w trakcie normalnej pracy. Częściowy system w codziennym użyciu jest więcej wart niż kompletny, któremu nikt nie ufa.
Czy warto używać darmowego oprogramowania CMMS?
Zależy to całkowicie od skali. Bezpłatne poziomy zazwyczaj ograniczają liczbę aktywnych menedżerów projektów (PM), około 20 zleceń miesięcznie i jedną lokalizację. Policz swoje. Poniżej limitów prace są bezpłatne. Powyżej limitów koszty pojawiają się później w postaci migracji.
Czy system CMMS zastąpi personel zajmujący się konserwacją?
Nie. Planuje, rejestruje i raportuje. Decyzje dotyczące krytyczności, diagnozy i naprawy lub wymiany pozostają w gestii osób znających się na sprzęcie. Zmienia się jedynie ilość czasu poświęcanego na rekonstrukcję historii zamiast na pracę nad zasobami.
Zobacz to w kontekście własnych zastrzeżeń
Najszybszym sposobem na przetestowanie któregokolwiek z powyższych dwunastu rozwiązań jest sprawdzenie go na własnych zasobach, przy pomocy własnych techników i zadając sobie najtrudniejsze pytania.
