Kings River Packing, uznany hodowca cytrusów z Kalifornii, zwrócił się do nas w poszukiwaniu lepszego sposobu zarządzania operacjami konserwacyjnymi i zapasami. Rozpoczynając działalność na początku XIX wieku, hodowca ten zaopatrywał kraj w mnóstwo pomarańczy, mandarynek, cytryn i nie tylko. Od zbiorów po pakowanie, utrzymywanie najwyższej wydajności sprzętu, zapewnienie odpowiedniego zaopatrzenia w części zamienne, zarządzanie zasobami i zarządzanie czasem, a także przestrzeganie przepisów dotyczących zgodności i bezpieczeństwa, to tylko niektóre z wyzwań, przed którymi musiał stanąć ten hodowca/przetwórca . Ponieważ ich działalność ma charakter sezonowy, wszelkie zakłócenia w jej działalności mają duży wpływ na jej wyniki finansowe. Ponieważ firma rozwijała się w szybkim tempie, śledzenie wszystkiego stało się dużym problemem. Potrzebowali sposobu na bardziej efektywne zarządzanie wszystkimi operacjami i procesami konserwacji.
Spotkaliśmy się z Aaronem, który jest kierownikiem ds. konserwacji w Kings River Packaging i jest odpowiedzialny za zapewnienie maksymalnej wydajności obiektu i działań konserwacyjnych. Poniżej Aaron podzielił się swoimi doświadczeniami z używania eWorkOrders CMMS i współpraca z naszym zespołem.
Wyzwanie biznesowe
„Przez długi czas zarządzaliśmy naszymi operacjami konserwacyjnymi w naszych obiektach, używając papieru, ołówka, arkuszy kalkulacyjnych i wielu szafek na dokumenty. Wraz z ciągłym rozwojem naszej działalności i zarządzaniem ogromną liczbą aktywów w wielu lokalizacjach, nasz obecny proces był nieefektywny i zawodny.
Brak niezawodnego programu konserwacji sprzętu i aktywów może być czasochłonny i bardzo kosztowny. Nasz zespół konserwacyjny miał trudności z określeniem, kiedy i w jaki sposób należy serwisować kluczowe elementy sprzętu, a także z prowadzeniem dokładnej historii wykonanych napraw. W przypadku wielu lokalizacji próba opanowania zapasów części zamiennych była prawie niemożliwa. Wraz z rozwojem naszej organizacji potrzebowaliśmy lepszego sposobu zarządzania naszymi aktywami, zapasami części zamiennych, śledzenia czasu pracy techników, śledzenia zakupów i zarządzania całym procesem konserwacji w jednej scentralizowanej lokalizacji. Chcieliśmy także rozwiązania wykorzystującego technologię urządzeń mobilnych (takich jak tablety), aby nasi technicy mieli dostęp do informacji o zapasach, otrzymywali powiadomienia i realizowali zlecenia w czasie rzeczywistym.
Poza zadaniami konserwacyjnymi chcieliśmy kupić oddzielny system, który pomógłby w zarządzaniu zamówieniami na nasze zapasy części. Potrzebowaliśmy programu, który oferowałby niestandardowe funkcje zarówno w zakresie zaopatrzenia w zapasy, jak i księgowości. Musieliśmy prowadzić historię dostawców i cen zakupionych towarów, aby umożliwić szybkie zaopatrzenie i uzupełnienie zapasów. (Po rozmowie z naszym menedżerem konta w eWorkOrders, z ulgą dowiedziałem się, że ich system CMMS może sobie z tym poradzić.)
Dokładność informacji o aktywach była również dużym problemem. Korzystanie z papieru, ołówka i arkuszy kalkulacyjnych oraz łączenie danych z wielu arkuszy kalkulacyjnych w jeden nie działało. Nasz obecny proces był czasochłonny, podatny na błędy, a aktywa były niespójnie śledzone. Bez jasnego zrozumienia, na jakim etapie znajdują się nasze operacje konserwacyjne, wiedzieliśmy, że musi istnieć bardziej wydajny sposób na usprawnienie procesów i zarządzanie wszystkimi naszymi operacjami konserwacyjnymi. Naszym celem było posiadanie dokładnych informacji o konserwacji aktywów i kosztów, aby określić produktywność i oczekiwaną żywotność naszych aktywów”.
Rozwiązanie
„Dzięki intensywnym badaniom, demonstracjom i recenzjom z różnymi dostawcami wybraliśmy eWorkOrders. Plik eWorkOrders Wdrożone przez nas rozwiązanie CMMS dało nam możliwość łatwego zarządzania operacjami konserwacyjnymi wraz z jasnym wglądem w naszą ogólną działalność, w bardzo przystępnej cenie.
Na naszą decyzję wpłynęły cztery czynniki: łatwość obsługi, funkcjonalność, obsługa klienta i koszt. eWorkOrders oferuje bardzo kompleksowy pakiet i wykracza poza oczekiwania, a nawet przekracza je. Uważamy, że są one bardzo przystępne cenowo, mają szeroki zakres funkcji i odpowiadają na nasze prośby i potrzeby.
Dostęp do tak wielu funkcji i korzystanie ze wszystkich modułów, które udostępniają, jest jednym z kluczy do naszego sukcesu. Posiadanie wszystkiego w jednym, scentralizowanym miejscu, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca za pomocą komputera, smartfona lub urządzenia mobilnego, to duża zaleta, jeśli chodzi o śledzenie informacji w czasie rzeczywistym.
Dzięki modułowi Zlecenia pracy możemy z dowolnego miejsca przeglądać historię zleceń pracy, informacje o naprawach, dodawać listy kontrolne, przesyłać zdjęcia i instrukcje, zamykać zlecenia pracy i wiele więcej.
Mamy zróżnicowaną siłę roboczą (wielu, którzy nigdy nie korzystali z komputera, a niektórzy nawet nie korzystali z urządzenia mobilnego), a także wielu, którzy mówią głównie po hiszpańsku. Z eWorkOrdersjesteśmy w stanie przydzielać i monitorować zlecenia pracy, co pozwala lepiej zarządzać czasem pracy naszych mechaników, a także ograniczać „przestoje” urządzeń produkcyjnych. Możliwość przechwytywania i analizowania danych dotyczących wydajności analitycznej pozwoliła nam lepiej zrozumieć nasze procesy i sposoby wprowadzania znaczących zmian w naszych standardowych procedurach operacyjnych.
Moduł Zarządzanie Zapasami pozwala nam zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Nie było konieczności wdrażania osobnego systemu zamówień zakupu do zarządzania naszymi zapasami i wydatkami z tego powodu eWorkOrders Moduł zarządzania zapasami, który automatycznie monitoruje stany magazynowe. Kiedy poziom zapasów osiągnie minimalną ilość, automatycznie zostanie wygenerowane zamówienie zakupu i wysłane do dostawców w celu uzupełnienia. Byliśmy w stanie dostosować te minimalne i maksymalne ustawienia ze względu na wzorce zużycia artykułów. Moduł zapasów części zamiennych wydłużył nasz czas produkcji o 80%, skracając przestoje, automatycznie śledząc poziomy zapasów i generując zamówienia zakupu, aby utrzymać zapasy części zamiennych.
Moduł Konserwacji Zapobiegawczej daje nam możliwość planowania i zarządzania odpowiednimi zasobami w czasie dogodniejszym dla naszej działalności biznesowej. Posiadanie tej funkcji skróciło przestoje i zwiększyło naszą produktywność o 75%. Moduł ten umożliwił nam również zachowanie zgodności z wymaganą konserwacją zapobiegawczą, zarówno pod względem bezpieczeństwa, jak i specyfikacji producenta.
Raportowanie i pulpity nawigacyjne uratowały życie. Jesteśmy w stanie generować szczegółowe raporty spełniające wymagania dotyczące żywności i bezpieczeństwa, tworzyć dashboardy, które zapewniają szybki wgląd w kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) istotne dla całych naszych działań utrzymaniowych.
Dzięki możliwości dostępu mobilnego mój zespół ma dostęp do wszystkich swoich danych w dowolnym miejscu i czasie. Umożliwiło to menedżerom interakcję z naszymi technikami w razie potrzeby, nawet podczas pracy zdalnej.
eWorkOrders Obsługa klienta przekracza nasze oczekiwania. Poza tym eWorkOrders Zespół zarządzający kontem i personel pomocy technicznej, Jeff Roscher, właściciel i prezes eWorkOrders są zawsze dostępni, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania lub omówić wszelkie nowe funkcje wykraczające poza ich obszerne oferty Standard i Enterprise.”
Wdrożenie
"Mający eWorkOrders hostowanie naszego systemu CMMS zapewnia znaczne oszczędności. Nie ponosimy kosztów zakupu oprogramowania, instalacji i zarządzania sprzętem (w tym aktualizacjami) dla naszego systemu CMMS i nie musieliśmy zatrudniać żadnych dodatkowych zasobów do jego obsługi.
Michele była naszym Account Managerem i była z nami przez cały okres wdrożenia i nadal pozostajemy z nią w kontakcie. Wprowadzanie niezbędnych informacji do systemu (wstępna „konfiguracja”) jest bardzo intuicyjne i eWorkOrders personel sprawił, że przekazywanie/wprowadzanie informacji było zrozumiałe i przyjazne dla użytkownika. Nasze procesy były bardziej złożone ze względu na personel, który nie mówił po angielsku ani nie korzystał z komputera ani urządzenia mobilnego, co stanowiło pewne wyzwanie. Z eWorkOrders przyjazne dla użytkownika portale, szybko się przystosowali i byli w stanie bardzo produktywnie korzystać z systemu.
eWorkOrders Zespół techniczny okazał się niezwykle pomocny w uruchomieniu naszego zespołu oraz zapewnił dodatkowe zalecenia i wsparcie, dzięki którym mogliśmy szybko rozpocząć pracę.”
Zgodność
„Bezpieczeństwo żywności i bezpieczeństwo pracowników to główne kwestie w naszej firmie. CMMS to jeden z najlepszych systemów, jakie może wdrożyć kierownik obiektu, aby mieć pewność, że ma narzędzia potrzebne do osiągnięcia i utrzymania zgodności. CMMS cyfrowo monitoruje wysiłki konserwacyjne, śledząc zlecenia robocze, zapewniając zespołowi konserwacyjnemu dostęp do standardowych procedur i procesów, śledząc historię aktywów i nie tylko.
eWorkOrders CMMS dostarcza nam bardzo szczegółowe i obszerne raporty, do których można łatwo uzyskać dostęp z dowolnego miejsca, nawet ze smartfona. OSHA i moi dostawcy, którzy proszą o kopie raportów bezpieczeństwa, są pod wielkim wrażeniem możliwości szybkiego pobierania tych raportów i poziomu szczegółowości, jaki te raporty zapewniają. System CMMS pomaga również organizacjom w dostarczaniu raportów w celu osiągnięcia zgodności z federalnymi kodeksami, niezależnie od tego, czy jest to tytuł 21 CFR 11, czy jakiekolwiek inne rozporządzenie. Informacje są zawsze na wyciągnięcie ręki”.
Efekty
„Śledzimy ponad 3,500 unikalnych numerów części rocznie, a także ponad 1,800 zamówień zakupu i 2,400 zakupów spotowych. Dzięki wdrożeniu eWorkOrders automatyzacja i usprawnienie naszych procesów dla zleceń roboczych, inwentaryzacji i pracy nasze szacowane oszczędności kosztów wyniosły ponad 500,000 13,000 USD w ciągu ostatniego roku. Wprowadziliśmy również ponad XNUMX XNUMX zleceń roboczych, których obecnie mamy przeszukiwalny zapis, który staje się niezwykle cenny, gdy przeprowadzamy analizę, i bezcenny, gdy używamy tego zapisu jako dowodu dla organu nadzorującego w przypadku wypadku”.
Podsumowanie
"eWorkOrders zapewniło nam najskuteczniejsze dostępne narzędzia, które pomagają nam zorganizować działania konserwacyjne, pracować wydajniej i być bardziej produktywnym. Zlecenia robocze i aktywa są teraz skuteczniej śledzone, a kadra zarządzająca ma teraz przejrzysty obraz operacji konserwacyjnych we wszystkich naszych lokalizacjach w czasie rzeczywistym.
Ogromna baza danych raportów jest łatwa w użyciu i okazała się niezwykle korzystna i pomocna. Nasi klienci są pod wielkim wrażeniem, gdy szybko dostarczamy im raporty zawierające szczegółową dokumentację wymaganą do udowodnienia audytorowi OSHA, że zadanie związane z bezpieczeństwem zostało wykonane zgodnie z harmonogramem, a wszelkie zdarzenia, które mogły mieć miejsce, nie wynikały z zaniedbania. Raporty przekraczają ich oczekiwania.
Poprzez wdrożenie eWorkOrders CMMS, możemy teraz łatwo przeglądać wskaźniki KPI dotyczące wszystkich naszych operacji konserwacyjnych. System ten zapewnia nam narzędzia i pewność, że nasz krytyczny sprzęt będzie działał sprawnie i że wystąpią minimalne zakłócenia w naszej działalności biznesowej.
eWorkOrders internetowe rozwiązanie CMMS pozwala nam zapewnić łatwe w obsłudze, wydajne i w pełni funkcjonalne rozwiązanie do zarządzania konserwacją we wszystkich naszych obiektach.
Konkluzja jest taka: „Nie wyobrażam sobie pracy bez eWorkOrders CMMS i ja nie chcielibyśmy!”
